Como descrevemos anteriormente (aqui), o gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, técnicas e ferramentas às atividades de um projeto, bem como o alinhamento das necessidades e expectativas dos envolvidos. Para gerir tudo isso, é designado um Gerente de Projetos.
O gerente de projetos é o responsável pelo andamento e pelo cumprimento dos objetivos do projeto, bem como seu planejamento, controle e execução. Cabe a ele definir papéis, distribuir atividades, alocar recursos e documentar o andamento e as lições do projeto, através das ferramentas e técnicas do gerenciamento de projetos.
É o gerente de projetos que terá a visão do todo do projeto, que deverá integrar todas as equipes internas e externas (clientes, fornecedores) e quem poderá avaliar riscos, interferências e tomar decisões de mudança de estratégia, se necessário.
Uma das principais atividades de um gerente de projetos, e que deve ser dada a devida atenção, é disseminar e integrar as informações de todas as partes integradas: divulgar premissas, alinhar escopo e interesses, integrar áreas. A importância dessa atividade é tal que, segundo o PMI Survey (2012), problema de comunicação é o mais frequente na gestão de projetos.
Segundo o PMBOK, o gerente de projetos é o líder responsável pela comunicação com todas as partes interessadas, particularmente com o patrocinador, a equipe do projeto e outras principais partes interessadas. O gerente de projetos ocupa o centro das interações entre as partes interessadas e o projeto em si.
Gerente Funcional x Gerente de Projetos
É importante destacar que gerente de projetos é diferente de gerente funcional. O gerente funcional é a pessoa que desempenha função de liderança dentro de uma determinada área na organização, como engenharia, financeiro, contabilidade, RH, manutenção. Possui equipe própria e permanente para execução de atividades contínuas dentro da função. No contexto de projetos, é a pessoa que assegurará que as atividades designadas a uma pessoa de sua equipe sejam executadas.
Já o gerente de projetos é a pessoa responsável por liderar e integrar um projeto específico. Não precisa necessariamente possuir status de gerente, como um gerente funcional.
Dependendo da organização da empresa, o gerente de projetos pode ser uma pessoa de uma equipe puxando determinado projeto (estrutura matricial fraca) ou uma pessoa com a função específica de gerenciar projetos. Abaixo, são ilustrados alguns exemplos de organização e sua relação com o gerenciamento de projetos, segundo descrição do próprio PMBOK.
Estrutura funcional
Os funcionários são agrupados por especialidades e possuem um superior bem definido. Para integrante de cada departamento fará sua atividade de maneira independente de outros departamentos.
Estrutura matricial
Nessa estrutura, um funcionário de um departamento exerce as atividades de um gerente de projetos, porém com pouca autonomia. Tipicamente, este não atua integralmente às atividades de gerenciamento de projetos.
Estrutura matricial balanceada
Na estrutura matricial balanceada já se observa a necessidade de alguém para gerenciar projetos em tempo integral, porém, assim como a estrutura matricial fraca, o gerente de projeto de tem pouca autonomia.
Estrutura matricial forte
Nesse modelo de estrutura, tem-se gerentes de projetos dedicados com autonomia e autoridade sobre o projeto.
A estrutura mais adequada dependerá da cultura e forma de trabalho de cada empresa. Por exemplo, utilizar uma estrutura funcional em uma dinâmica de projetos frequentes e variados pode apenas trazer morosidade e falha na comunicação.
Perfil de um gerente de projetos
Sabendo que o sucesso ou fracasso de um projeto depende fortemente da competência de seu gerente, a escolha do profissional que ficará à frente dos projetos é de extrema importância.
O PMBOK diz que, para um gerenciamento de projetos eficaz, o gerente de projetos deve apresentar 03 características:
- Conhecimento dobre gerenciamento de projetos;
- Desempenho na execução do gerenciamento e
- Comportamento/efetividade pessoal.
Porém, sendo um pouco mais abrangente, podemos citar algumas habilidades que se espera de gerente de projetos:
- Organização
- Liderança
- Comunicação
- Tomada de decisão
- Pró-atividade
- Influente
Além disso, podemos citar também algumas características mais voltadas ao business:
- Entender e se comprometer com as estratégias da empresa
- Entender do produto/serviço do projeto
- Participe das negociações que antecedem o fechamento do projeto
Disso tudo, poderíamos resumir que é importante ter um gerente de projetos para “tocar” os projetos de uma empresa. Mas esse deve ser bem escolhido e sua autonomia deve ser condizente com a cobrança existente no projeto, aplicada pelos interessados. Posso destacar também, por experiência, que o modelo de gestão de projetos não é aplicável a todos os tipos de empresa, não sendo muito eficiente, por exemplo, em empresas centralizadoras, de perfil funcional.
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Até a próxima.
Referências:
- PMBOK
- Material de aula do curso de extensão “Gestão de Projetos” da Unicamp.
